Denne teksten er tilpasset fra Idrettsforbundets sak om valgkomiteen i Idrettsrådene.
Arbeidet til valgkomiteene er undervurdert i de fleste organisasjonsledd. De som velges til disse komiteene har en meget viktig oppgave i norsk idrett. Valgkomiteen opererer ut fra bestemmelser i lovnormen:
§ 22 Valgkomité
Valgkomiteen velges på regiontinget på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret, og skal legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på regiontinget. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet.
I det følgende presenteres en detaljert og nokså omfattende liste over hva og hvordan en valgkomité kan/bør arbeide. Dere får bruke listen ut fra behov og ønsker i den enkelte valgkomité.
Valgkomiteen skal være valgt på siste årsmøte og rapporterer til og legger frem sitt forslag for årsmøtet.
Anbefalte hjelpemidler:
- Organisasjonsleddets lov (basert på NIFs lovnorm for det aktuelle organisasjonsleddet)
- NIFs lov https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/NIF-lov/
- Kjønnsfordelingsbestemmelsen følger av NIFs lov § 2-4 • Valgbarhetsbestemmelsene følger av NIFs lov § 2-5, 2-6 og 2-7
Og dersom det finnes:
• Arbeidsfordeling i styret
• Delegasjonsreglement
• Organisasjonskart
• Interne rutinedokumenter
Valgkomiteen – et viktig ledd i en organisasjon
• Norsk idrett er basert på frivillighet
• Valgkomiteen skal ha gjort en jobb før årsmøtet for å finne og foreslå egnede kandidater.
Det betyr at valgkomiteen bør:
• Være orientert og oppdatert
• Ha tilgang til referater og protokoller fra møter
• Få blad, tidsskrift og være oppdatert på evt. internettside
• Være aktiv på fellesmøter
• Ha kontakt med andre medlemmer av komiteen.
Plan for komitéarbeidet:
• Få oversikt – hva og hvordan arbeidet skal gjennomføres
• Hvem skal velges
• Hva er oppgavene til den som skal velges
• Tidsplan som stemmer med lovens krav
• Gi alle en mulighet til å komme med forslag
Start arbeidet i god tid:
• «Letefasen» tar ofte lenger tid enn beregnet.
• Du er med og markedsfører ledelsen av regionen ved din oppførsel og framferd
• Resultatet du oppnår er et speilbilde av forberedelsene
De som er på valg:
• Alle bør tilskrives eller kontaktes på en formell måte.
• Bruk et standard spørreskjema som kartlegger:
• Om kandidaten stiller til valg (det er ikke en selvfølge at folk ønsker gjenvalg)
• Begrunnelse
• Om vedkommende er interessert i andre oppgaver
• Utfyllende kommentarer
Kommunikasjon:
• Samtale med alle enten de tar gjenvalg eller ikke
• Personlig og fortrolig. Snakk med kandidatene om motivasjonen for styrearbeidet.
• Det er valgkomiteen som skal vurdere hvem som fungerer og ikke
• Lag en oppsummering med vurderinger
• Gjør opp status
• Dere vet nå hva dere skal lete etter
Strategi for «letefasen» :
• Hvilken kompetanse trenger regionen nå dvs. hvilke funksjoner som bør styrkes eller fornyes
• Avstem regionens mål, det vil si se hvor godt arbeidet regionsstyret gjør opp mot hva de sier de skal gjøre
• Status i pågående prosesser, for eksempel prosjektfremgang
• Styrets egne vurderinger av arbeidsoppgavene
• Kontakt klubbene og hør om de har kandidater til styreverv. Gi klubbene en tidsfrist for når de kan komme med forslag på kandidater. Dette er en verdifull oppgave for valgkomiteen og kan være til stor hjelp hvis det er vanskelig å komme i kontakt med folk. Husk at det er klubbene som er medlemmer av regionen, ikke utøvere. Så derfor bør klubbene ha stor innflytelse over hvem som sitter i regionsstyret.
Ta en samtale med alle det er forslag på og finn ut av:
• Holdninger til idrett, likestilling og menneskeverd. Ikke vær redd for å stille konkrete spørsmål om deres syn på kvinner, minoriteter og inkluderingsarbeid.
• Om kandidatene har kjennskap til leddets mål og kandidatens egen oppfatning av disse
• Hvor mye tid kan den enkelte bruke på vervet
• Kandidatens kunnskapsnivå
• Tilskriv alle dere vil innstille og hvilket verv dere ønsker at de skal ha.
• Be om svar før en komplett liste sendes styret
• Send listen komplett til styret med kopi til de som er på listen
• Ta gjerne med kandidatens kompetanse og erfaring
• Styret har ansvar for å sende innstillingen ut sammen med øvrige tingpapirene
Valgkomiteens presentasjon på årsmøtet. Presenterer forslaget på følgende måte:
• Valgkomiteens sammensetning – Hvem er i valgkomiteen og hvilken klubb hører dere til
• Hvordan komiteen har arbeidet og hva de har gjort – Hold det kort og formelt
• Innstilling og begrunnelse for hver kandidat – Vektlegg kandidatenes positive sider og ambisjoner
Valget:
• Årsmøtedirigenten overtar og styrer selve valget.
• Skal kandidatene presentere seg selv?
• Det kan komme benkeforslag under årsmøtet:
• Valgkomiteen forsvarer sin innstilling og argumenterer for dette eller ber om pause for å omarbeide forslaget. Det kan ta opp til 1 time å utarbeide et nytt og velformulert forslag.
Valgkomiteen i regionen består av
Louisa Hjelmås – leder
Tor Kristoffer Klethagen – medlem
Fredrik Kvist Gyllensten – varamedlem
Kontakt valgkomiteen kan kontaktes på epost:
valgkomiteen.vektloftingost [at] gmail.com
